Alles Rund um Events

Eventmanagement macht richtig viel Spaß, ist aber dennoch ein großes Aufgabengebiet und dabei den ein oder anderen gerne einmal vor eine Herausforderung stellen. Die Aufgaben eines Eventmanagers/einer Eventmanagerin sind abwechslungsreich und breit gefächert. Terminmarathons, die Koordination verschiedenster Abläufe und zahlreicher Leistungsträger gehören ebenso dazu wie das Kerngebiet: das Planen, Organisieren und Durchführen von Veranstaltungen. Egal ob Messe, Sportereignis, Firmenevents, Kongress oder klassische Seminare, jedes einzelne Event braucht seine genaue Aufmerksamkeit und ist mit einer umfangreichen Arbeit verbunden. 

Man kann die Organisation und Planung in folgende Punkte einteilen: 

• Terminfindung und Teilnehmer-Zielgruppe
• Locationsuche
• Besucher- und Einladungsmanagement
• Verpflegung
• Ablauf und Programm der Veranstaltung
• Nacharbeit

Insofern man diese 6 Punkte im Kopf hat, kann fast nichts mehr schief gehen... Heute möchten wir uns diese einzelnen Aufgaben einmal genauer anschauen. Was gilt es dabei zu beachten? Mit welchen Hürden muss ein Eventmanager/eine Eventmangerin rechnen? 

Alles rund um Ihr event

Terminfindung und Teilnehmer-Zielgruppe

Beginnen wir mit dem ersten und wohl wichtigsten Punkt: der Terminfindung sowie die Teilnehmer-Zielgruppe. Nichts geht über den perfekten Termin, ohne dem passendem Datum bleibt die Veranstaltung leer und wir wissen alle, das ist nicht Sinn der Sache. Eine wichtige Rolle hierbei spielt auch, dass die Teilnehmer-Zielgruppe bereits klar ist - immerhin gehört der Zeitpunkt gerade auf diese Zielgruppe abgestimmt. Daher ist dies nicht zu unterschätzen und gehört genauestens durchdacht. Im besten Fall wird hierfür genügend Zeit in Anspruch genommen und viel im World Wide Web oder Firmenintern recherchiert. Folgendes sollte beachtet werden:

• Feiertage, Ferien und politische Großereignisse sollten vermieden werden. Auch das Familienleben der Teilnehmer sollte ein wichtiges Anliegen sein, daher empfiehlt es sich z.B. keine Veranstaltungen am ersten Schultag oder bei der Zeugnisvergabe zu planen - immerhin sollen die Gäste bei der Sache sein, oder? 
• Der richtige Wochentag macht es aus! Je nach Art der Veranstaltung spielt natürlich auch der gewählte Tag in der Woche eine große Rolle. Beschäftigen Sie sich mit Ihrer Teilnehmer-Zielgruppe. Im daily business sollten z.B. die Montage und Freitage vermieden werden - stressfrei in die neue Woche bzw. ins Wochenende zu starten ist für viele Arbeitnehmer wichtig und wirkt sich gleich auf die Arbeitsmotivation aus. Anders bei Presseveranstaltungen zum Beispiel. Hier sollten vor allem der Redaktionsschluss sowie die Abgabefrist berücksichtigt und eingeplant werden.  
• Wichtige Personen sollten Zeit haben! Insofern geplant ist, dass z.B. Personen aus der Führungsebene, Ehrengäste, politische Personen oder Personen des öffentlichen Lebens beim geplanten Event dabei sein müssen/sollen, müssen vorab mit denjenigen die Termine abgeglichen werden. Dies gilt z.B. auch für wichtige Eventdienstleister...
• Nutzen Sie Jahrestage, Firmenjubiläen oder beziehen Sie Aktionstage in die Planung mit ein. Hier finden Sie einige Webseiten, um sich über Themen-/Aktions- oder Gedenktage zu informieren.

• https://www.feiertage-oesterreich.at/festtage/2019/
• https://www.deutschland-feiert.de/feiertage/sonstiges/aktionstage/
• https://www.daysoftheyear.com/days/2019/

Sprechen Sie mit Ihren KollegInnen. Gab es schon einmal eine ähnliche Veranstaltung oder wurde dieses Event in der Vergangenheit schon organisiert? Der Austausch untereinander ist sehr wertvoll und kann einen Überblick zum geplanten Event und dessen BesucherInnen geben. 

LOCATIONSUCHE

Die Wahl der passenden Location ist wieder eine Aufgabe für sich. Dieser Punkt kann natürlich sehr gut mit der Terminfindung kombiniert werden. Es gibt unzählige Faktoren, die beim Aussuchen der Location einfach passen müssen. Um einige davon aufzuzählen: 

• Art der Location - Location, Hotel, Outdoor Fläche?
• Lage der Location - Öffentlich erreichbar, genügend Parkplätze vorhanden?
• Größe der Location - gibt es genügend Kapazitäten und Räumlichkeiten für meine TeilnehmerInnen?
• Ausstattung der Location - Technik, Sicherheit, Cateringküche, Ladezone, flexible Raumgestaltung, Barrierefreiheit?
• Preis Leistungsverhältnis

Das hervorragende an den Event-Residenzen ist, dass hier zwei Locations mit einer Ansprechperson, flexibel auf jegliche Art von Veranstaltungen angepasst werden können. Egal ob Ball, Produktpräsentation, Sommerfest oder Kongress, das Conference Center Laxenburg und das Palais Niederösterreich eignen sich für jegliches Event. Gerne überzeugen wir Sie hier mit 10 Gründen für die Event-Residenzen. 

BESUCHER- UND EINLADUNGSMANAGEMENT

Es ist soweit, endlich wurde der Termin und die Location fixiert und die Gäste können eingeladen werden... nur wie? Ganz klar, dass Ganze soll mit möglichst wenig Arbeit verbunden sein und automatisiert ablaufen. Bei einer öffentlichen Veranstaltung wäre es ein enormer Aufwand, wenn die tausenden von BesucherInnen per Hand ihre Eintrittskarte zugeschickt bekommen. Mit Hilfe der digitalen Welt, lässt sich dies ganz einfach lösen. Es gibt hunderte von Tools, Apps und Gadgets, die einem in der Bewerbung helfen sowie ganz leicht das Besuchermanagement umsetzen lassen. Um zwei Beispiele zu geben: Eventbrite und Invitario sind bewährte Tools um einen reibungslosen Ablauf im Teilnehmermanagement zu garantieren. Dennoch sollten einiges bei der Bewerbung und Einladung beachtet werden:

• Wo erreiche ich meine potenziellen BesucherInnen? Gerade bei B2B Veranstaltungen ist dies oft eine etwas "schwierigere" Aufgabe. Ein klassisches Inserat ist hier eher weniger sinnvoll, stattdessen könnten Sie auf Fachmagazine setzen. 
• Form der Einladung? MitarbeiterInnen in höheren Positionen können z.B. persönlich eingeladen werden. Auch der Weg über die persönliche Einladung per Mail ist für interne KollegInnen viel sympathischer. 
• Halten Sie Ihre TeilnehmerInnen am laufenden. Mit der alleinigen Anmeldung ist es längst nicht getan. Informieren Sie die BesucherInnen über den Programmablauf, geben Sie Updates zur Veranstaltung und erinnern Sie nochmals kurz vor dem Event. 

Tipp: Kostenloses E-Paper für all jene die Events planen. Die digitalen Helfer sind nicht mehr wegzudenken und unterstützen bei vielen Aufgaben. Hier gehts zum Download. 

VERPFLEGUNG

Damit die Stimmung beim organisierten Event auch wirklich passt, sollte unbedingt gut auf die passende Verpflegung geachtet werden. Die Grundbedürfnisse müssen erfüllt und - noch besser - übertroffen werden, um für eine entspannte Atmosphäre zu sorgen. Gibt es ausreichend zu trinken? Kaffee für den Morgen und das Mittagstief? Haben Sie beim Speisenangebot auch vegane oder vegetarische Alternativen? Haben Sie auch an die Allergiker gedacht? Sprechen Sie mit der Location über den Caterer, haben die beiden vielleicht schon zusammengearbeitet? Eine der wichtigsten Informationen für den Caterer ist auch die Ausstattung der Location. 

Beide Locations der Event-Residenzen besitzen eine dauerhaften Ladezone und eine voll ausgestattete Caterer Küche inkl. Kühlmöglichkeiten. Fünf ausgewählte und langjährige Cateringpartner sorgen in beiden Locations für einen reibungslosen Ablauf und einen kulinarischen Höhepunkt. Sollten Sie einen Caterer des Vertrauens haben, können Sie diesen natürlich gerne mitbringen. 

ABLAUF UND PROGRAMM DER VERANSTALTUNG

Neben dem Hauptprogramm der Veranstaltung darf es gerne noch kleinere Sideevents oder Ausstellungsfläche für die BesucherInnen geben. Damit lässt sich der Tag ein wenig auflockern und jeder hat somit ein wenig Zeit wieder Energie zu sammeln und sich kurz auszuruhen. Prinzipiell sollte das Programm natürlich auf die TeilnehmerInnen abgestimmt sein. Bei internen Firmenveranstaltungen bietet sich z.B. auch die Gelegenheit an ein zusätzliches Rahmen- oder Incentiveprogramm zu planen. Wenn man das gesamte Team schon einmal zusammen hat, kann man definitiv etwas für das Zusammenspiel und die Motivation machen. 

Durch die flexible Raumgestaltung in den Event-Residenzen ist es möglich, neben einem Kongress oder einem Seminar noch zusätzliches Rahmenprogramm oder Ausstellungsflächen zu organisieren. Gerade im Conference Center Laxenburg bietet sich hier z.B. das Foyer oder die Festwiese an. 

Tipp: Die MitarbeiterInnen im Conference Center Laxenburg sowie im Palais Niederösterreich stehen Ihnen während Ihrer Veranstaltung vor Ort dauerhaft zur Verfügung. Dies garantiert einen reibungslosen Ablauf und schnelle sowie einfache Lösungen. 

NACHARBEIT

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung. Bedanken Sie sich für die Teilnahme der BesucherInnen und geben Sie schnellstmöglich den neuen Termin eventueller Folgeveranstaltung bekannt. Nutzen Sie die neue Motivation der MitarbeiterInnen und holen Sie sich Statements zur Bewerbung ein. Feedback und Umfragebögen helfen Ihnen zur Verbesserung der Veranstaltung. 

Das langjährige Team der Event-Residenzen Niederösterreich stehen Ihnen gerne tatkräftig bei der Planung und Organisation zur Seite.